• La demande d’adhésion s’accompagne de la production d’une « fiche de renseignements » à télécharger ou disponible sur demande auprès du chargé de dossier SDE. Par ce document, la commune indique :
- le nom des 2 ou 3 entreprises qu’il convient de consulter, étant entendu que leur personnel doit être habilité et que la réglementation impose la mise en concurrence de plusieurs prestataires
- si elle souhaite déléguer à l’entreprise chargée de la maintenance la destruction des lampes
- quelle est l’emprise du secteur à couvrir par la convention d’entretien des installations d’éclairage public.
• Le Syndicat Départemental d’Électricité lancera, pour le compte de la commune, une consultation auprès des 2 ou 3 entreprises pressenties et fera une analyse comparative des différentes propositions reçues. Si une mise à niveau en terme de fonctionnement des installations d’éclairage public est nécessaire préalablement à la prise en charge des installations dans la convention d’entretien, le Syndicat rappellera à la commune que ces travaux feront l’objet d’un devis séparé, et d’une facturation dont elle devra s’acquitter en sus.
• La commune, sur la base des éléments transmis par le Syndicat, à savoir l’analyse des offres, les propositions commerciales, une éventuelle remise à niveau des installations, se prononcera sur le choix de l’entreprise chargée de la maintenance de l’éclairage public et produira, en vue de l’établissement de la convention, la délibération du conseil municipal. Cette dernière fixe certaines dispositions, telles la périodicité des paiements ou la prise en charge du matériel déposés dont la destruction des lampes.

• Le SDE établit la convention tripartite - Commune/Entreprise/Syndicat - qui régira les interventions de chacun puis, après visa des trois parties, la transmet au contrôle de légalité. La prise d’effet de la convention est toujours fixée au premier jour du mois d’entrée en vigueur et par ailleurs, elle ne sera exécutoire qu’après visa des services de l’État.

DUREE DE CONVENTION ET CONTINUITE DE L’ENTRETIEN DES INSTALLATIONS
- Si la commune souhaite maintenir la continuité de l’entretien dans le cadre d’une convention tripartite, il est impératif qu’elle réponde très rapidement au courrier que lui adresse le Syndicat 6 mois avant arrivée à terme de la convention en cours.
- A réception de la fiche de renseignement dûment complétée, le Syndicat pourra lancer une nouvelle consultation et engager la procédure en vue de la signature d’une nouvelle convention.